In maart 2020 kondigde het kabinet de eerste lockdown aan. Een jaar later leven we nog steeds met forse maatregelen en beperkingen. Thuiswerken is bij de grote advocatenkantoren net als toen de norm, maar de voorzieningen om het mentaal en fysiek vol te houden, zijn flink uitgebreid. Er is uitgebreid ‘coronabeleid’ gemaakt en er zijn tal van protocollen in het leven geroepen.
Dat gaat veelal om praktische protocollen: welke regels met betrekking tot hygiëne, looproutes en mondkapjes gelden er als het toch nodig is om op kantoor te zijn? Wat te doen wanneer iemand uit de directe omgeving besmet is met het coronavirus? Mag ik reizen naar andere buitenlandse vestigingen van kantoor? Wat als ik na het ingaan van de avondklok op kantoor moet zijn?
Daarnaast moeten uiteenlopende initiatieven en programma’s ervoor zorgen dat werknemers zo vitaal mogelijk uit de crisis komen. Vitaliteit en het welzijn van medewerkers, zowel op fysiek als op mentaal vlak, staan voorop.
Zo bieden Clifford Chance, Van Doorne, NautaDutilh en AKD virtuele yoga- en andere sportlessen aan. Daarnaast hebben medewerkers bij de kantoren toegang tot een (health) coach, online of telefonisch.
‘Het belangrijkste is dat we er samen doorheen komen,’ zegt Willemein van der Wal, Head of HR & Talent bij Clifford Chance Amsterdam. ‘Dat proberen we onder meer te bereiken door medewerkers tips en adviezen te laten geven aan collega’s. Zo houden wij de “Stay Sane Challenge”: iedere week vertellen twee medewerkers wat zij doen om “sane” te blijven met een video of foto. Zij dagen vervolgens twee andere collega’s uit om hetzelfde te doen.’ Van Doorne heeft een interne wandelchallenge opgezet. ‘Om het wandelen en dus de fysieke én mentale gezondheid te stimuleren,’ legt managing partner Saskia Laseur uit.
Bij NautaDutilh en Kennedy Van der Laan kunnen medewerkers op anonieme basis een afspraak maken met een externe psycholoog. Managing partner Petra Zijp: ‘We willen dit op een zo laagdrempelig mogelijke manier aanbieden. Wie hier behoefte aan heeft, kan daarom zelf online een consult boeken. Vanzelfsprekend is het niet nodig om dat af te stemmen met je leidinggevende of HR. Als werkgever krijgen we geen informatie over wie er belt, laat staan wat er besproken is. We weten wel dat er gebruik van wordt gemaakt: vanaf de eerste dag dat we het aanbieden worden er afspraken gemaakt.’
Bij AKD is er een HR-inloopspreekuur, zijn er diverse online-mindfulness-trainingen en is er intern een health advisor aanwezig. COO/CFO Mark Kater: ‘Verder kunnen medewerkers nu meer trainingen via de eigen AKDMY volgen die helpen bij het thuiswerken; van softskills tot timemanagement.’
Ook NautaDutilh heeft het opleidingsaanbod aangepast aan de nieuwe realiteit. ‘Zo organiseren we workshops over beter slapen en tweedaagse individuele coronaproof retraites in de natuur,’ aldus Nicolet Beetsma, HR Director NautaDutilh. ‘Voor leidinggevenden hebben we een coachingstraject op maat waarbij zij worden begeleid bij het leidinggeven op afstand.’
Kennedy Van der Laan is voor de mentale gezondheid van jonge medewerkers een pilot begonnen voor advocaat-stagiaires. HR-directeur Désirée Smael: ‘Het is een preventief programma met een looptijd van drie jaar. In het programma leren de jonge advocaten over de factoren die kunnen leiden tot stress en hoe je daarmee kunt omgaan.’
CMS is dit jaar het Sustainable High Perfomance Program gestart in samenwerking met EnergyPlatform. ‘Via dit programma bieden we op verschillende manieren inspiratie en praktische tips om onze mensen vitaal te houden,’ vertelt HR-manager Erwin Saelens. ‘Het programma gaat over het belang van goede energie en de balans tussen presteren en tijd maken om op te laden en te herstellen. Denk aan onderwerpen zoals focus, slaap, samenwerking en creativiteit. Zo hebben we vorige maand twee sessies gehad over ontspanning en focus.’
Oppas aan huis
Advocaten met jonge kinderen hebben het extra zwaar te verduren. Sinds de scholen en kinderdagverblijven dicht zijn, moeten zij hun advocatenpraktijk combineren met de zorg voor het gezin en eventuele thuisscholing. De grote advocatenkantoren sprongen hier op in met een oppasservice, oppasbudget of bijzonder coronaverlof.
Clifford Chance is een van de kantoren die een nannyservice in het leven heeft geroepen. Van der Wal: ‘Thuisscholing combineren met een drukke baan is een grote uitdaging. Daarom hebben wij tijdens de tweede lockdown, toen scholen en kinderopvang werden gesloten, een oppasservice opgezet voor collega’s die daar behoefte aan hebben. Zolang de BSO’s niet opengaan, blijven we deze service aanbieden.’
Ook AKD heeft een oppas-aan-huisservice voor gezinnen met kinderen van nul tot vier jaar en in de basisschoolleeftijd. Dat is volgens Kater een succes. ‘Er maken inmiddels ruim twintig collega’s met plezier gebruik van.’ Bij NautaDutilh konden medewerkers met jonge kinderen tijdens de lockdown een oppasbudget van 1.000 euro per maand aanvragen. Van Doorne heeft ook een oppasbudget beschikbaar gesteld.
Kennedy Van der Laan heeft geen vastgesteld budget voor ouders met jonge kinderen, maar het kantoor biedt wel maatwerkoplossingen. Smael: ‘We hebben niet gekozen voor één maatregel voor alle ouders met jonge kinderen maar kijken in persoonlijke gesprekken met HR waar de behoefte ligt en hoe we daaraan kunnen voldoen.’
CMS biedt ondersteuning op een ander vlak. Zo verdelen ze het werk zorgvuldig en is het kantoor coulant bij het opnemen van vakantieuren. Saelens: ‘We hebben de ouders met jonge kinderen gevraagd om hierover goed in gesprek te gaan met hun leidinggevende en HRM. We bekijken case bij case hoe we onze mensen het beste kunnen helpen.’ Loyens & Loeff geeft ouders met kinderen iedere maand een aantal dagen coronaverlof, zodat ze meer ruimte hebben om bijvoorbeeld hun kinderen bij schoolwerk te begeleiden.
Sociale activiteiten
De grote advocatenkantoren zien dat met name het sociaal contact met collega’s als groot gemis wordt ervaren tijdens de coronacrisis. Ze proberen sociale interactie daarom zo veel mogelijk te stimuleren en faciliteren. Naast virtuele vrijmibo’s, koffiedates en ontbijtsessies zijn er het afgelopen jaar door de kantoren vele digitale events georganiseerd. Zo heeft Loyens & Loeff een internationaal online-evenementgehouden met een liveband en quiz. ‘Daar keken duizend mensen tegelijk naar,’ zegt Sylvia The-McArthur, Group HR Director. ‘Verder stimuleren we praktijkgroepen en stafafdelingen om via MS Teams sociale interactie zoals pubquizzen en vrijdagmiddagborrels te organiseren.’
Kennedy Van der Laan organiseerde, naast de virtuele vrijmibo’s en webcasts, een thuisbingo, een appeltaartbakwedstrijd, een Halloweenparty en een digitaal kerstdiner. Clifford Chance deed niet onder met een virtueel kerstdiner met cabaret, virtuele kookworkshops met de vaste keukenbrigade, discobingo’s en online-initiatieven om in beweging te blijven zoals een Elfstedenwandeltocht. Van der Wal: ‘Heel populair was “Clifford Chance on the Road”. Hierbij gingen onze cateringcollega’s iedere week langs bij andere collega’s thuis met een doos vol lekkere hapjes en drankjes. Alles werd telkens gefilmd. Zo kregen de kijkers een kijkje in het leven van hun collega’s.’
AKD houdt binnenkort tijdens de lunch een Artist Talk met het Rotterdams Philharmonisch Orkest en start met podcasts waar medewerkers voorlezen aan kinderen van collega’s. Kater: ‘Verder bereiden we een online AKDay voor, ons jaarlijks evenement waarin strategie en fun bij elkaar komen.’
Van Doorne stuurt sinds maart 2020 meerdere keren per week een interne nieuwsbrief met informatie over gebeurtenissen in en rondom kantoor uit. Laseur: ‘Dat zijn soms serieuze berichten, maar altijd gecombineerd met luchtige zaken, zoals foto’s door kantoorgenoten gemaakt, een passend liedje of een grapje.’
Volgens CMS is, ondanks alle online-activiteiten, de ouderwetse borrel niet vervangbaar gebleken. Het kantoor organiseerde onder meer een Sinterklaasfestijn ‘waarbij 75 kinderen achter hun schermen meedansten en zongen’. Saelens: ‘Het is een fantastisch voorbeeld van hoe we elkaar op andere manieren kunnen blijven zien. Maar voor optimale bezieling, inspiratie en samenwerking is het toch nodig elkaar fysiek te zien, te horen en te spreken.’
‘Werk thuis, tenzij het niet anders kan’
In principe werken alle advocaten bij de verschillende grote kantoren thuis, tenzij het werk het vraagt om vanaf kantoor te opereren. Zo heeft NautaDutilh als beleid dat ‘business critical bijeenkomsten’ op kantoor gefaciliteerd worden. ‘Er wordt bijvoorbeeld vanuit kantoor virtueel geprocedeerd en op kantoor kunnen getuigenverhoren in persoon worden voorbereid,’ zegt managing partner Zijp. ‘Daarnaast bieden we kantoorgenoten die thuis niet kunnen werken de mogelijkheid om een paar dagen per week naar kantoor te komen. We merken dat vooral jongere kantoorgenoten daar behoefte aan hebben: zij wonen klein of delen een huis waardoor ze alleen op hun slaapkamer kunnen werken.’
Kennedy Van der Laan heeft in het thuiswerkbeleid specifiek een uitzondering gemaakt voor advocaat-stagiairs. ‘In het kader van hun ontwikkeling mogen zij één à twee dagen naar kantoor komen om onder begeleiding van een senior te werken,’ zegt HR-directeur Smael.
Bij AKD is de regel ‘werk thuis, tenzij het niet anders kan’. ‘Dat laatste kan zijn als het werk erom vraagt, maar ook als bijvoorbeeld thuis de muren op je af komen,’ zegt COO/CFO Kater. In de praktijk komt het er volgens Kater op neer dat in ieder geval zo rond de zeventig procent van de werknemers thuis werkt. ‘Maar meestal zijn dat er meer. Ons protocol is dat iedereen die op kantoor wil werken dit pas kan na toestemming van het bestuur.’
Webshop voor thuiswerkfaciliteiten
Om comfortabel thuis te kunnen werken, denken de verschillende advocatenkantoren na over de thuiswerkplek. AKD lanceerde een webshop waar medewerkers alle thuiswerkfaciliteiten kunnen bestellen. Kater: ‘Denk aan een elektrisch zit-stabureau, een bureaustoel, een extra scherm, muis enzovoort. Dit bleek een schot in de roos, er is veel gebruik van gemaakt.’
Voor medewerkers van Van Doorne en NautaDutilh zijn een bureaustoel, extra monitor, computermuis en toetsenbord beschikbaar. Op advies van de fysiotherapeut wordt bij Van Doorne een thuisbureau op leenbasis verzorgd. Bij NautaDutilh ontvingen alle medewerkers die in 2020 in dienst waren met Blue Monday i”noise cancelling headphones” van Bose als dank voor hun inzet. Managing partner Zijp: ‘Die komen goed van pas bij de vele videocalls.’
Bij Loyens & Loeff heeft elke medewerker een thuiswerkvergoeding gekregen. ‘Daarnaast kunnen medewerkers tegen een kleine bijdrage een beeldscherm en bureaustoel aanschaffen en zijn er kortingsmogelijkheden voor de aanschaf van kantoorbenodigdheden,’ aldus The-McArthur, Group HR Director.
Ook de medewerkers van Kennedy Van der Laan krijgen de beschikking over spullen die nodig zijn om hun thuiswerkplek goed in te richten. Clifford Chance biedt de mogelijkheid om een interne ergonoom virtueel te raadplegen om thuiswerkplekken te beoordelen en adviezen in te winnen over werkhoudingen en inrichtingen. ‘Verder heeft onze ergonoom samen met een gedragsdeskundige “Healthy Working from Home” workshops verzorgd,’ vertelt Head of HR & Talent Van der Wal.
De kantoren zijn ervan overtuigd dat thuiswerken in de toekomst een belangrijke plaats behoudt in de samenleving. ‘Onze medewerkers willen dat ook graag,’ zegt Saelens van CMS. ‘In 2022 gaat CMS volledig over naar kantoor Amsterdam. Met een mede door corona gestimuleerd thuiswerkbeleid zal ons kantoor in de toekomst gaan fungeren als centrale ontmoetingsplaats.’
Loyens & Loeff draait nu een proef met de GoBright app. ‘Zodat medewerkers, zodra we weer naar kantoor mogen, een werkplek kunnen reserveren en ze zo veilig naar kantoor kunnen terugkeren,’ aldus The-McArthur.
Het beleid van NautaDutilh gaat volgens Zijp toe naar een flexibele combinatie van thuis en op kantoor werken. ‘Maar ik kijk er enorm naar uit om iedereen weer op kantoor te kunnen zien. Dat geldt zeker ook voor onze cliënten, al ben ik trots op de vele online-events die we afgelopen jaar hebben georganiseerd. Onze cliënten waarderen de virtuele kennisdeling. Daar gaan we in de toekomst zeker mee door.’
