Oost, west, samen best

Door / Mark van der Heijden

In veel opzichten voldoet het huidige kantoorpand van Poelmann van den Broek Advocaten aan de St. Canisiussingel in Nijmegen nog prima. Nog geen 25 jaar oud, met een uitstraling die past bij een advocatenkantoor, op een locatie vanwaar bezoekers direct richting Arnhem of via de A15 naar de rest van Nederland rijden.
Hetzelfde geldt voor Nysingh advocaten en notarissen in Zwolle. Het pand is enkele jaren ouder, maar de volledig glazen entree geeft ook hier een klassiek aanzien en de A28 die langs Zwolle loopt, heeft een afrit tot bijna aan de deur van Nysingh. Dat beide kantoren toch kiezen voor een andere locatie heeft dus niet daarmee te maken.

‘We zitten weliswaar in een mooi pand, maar het is ook een pand dat wat we beogen in de weg zit,’ zegt Arjan Stuij, directeur van Poelmann van den Broek advocaten. ‘We zijn een fullservicekantoor gericht op de mkb+-ondernemer. Eigenlijk zijn we een op acht servicegebieden gespecialiseerd kantoor met focus op de branches bouw, retail, en productie & tech. Tel je die servicegebieden bij elkaar op, dan heb je een fullservicekantoor. We zijn de som der delen.’

De optelsom kan echter een nog positiever resultaat opleveren, merkte Stuij. ‘We willen verbinding binnen kantoor, zodat iemand vanuit een ander servicegebied kan aanhaken en er iets ontstaat waar de klant wat aan heeft – en wij uiteindelijk ook. Een pand met verschillende verdiepingen en ieder een eigen kamer zit die doelstelling in de weg. De kans dat we elkaar gedurende een week niet zien, willen we uitbannen.’

Die aanpak is ook niet meer van deze tijd, denkt hij. ‘De klanten die wij bedienen, passen daar niet bij. Zij willen met ons omgaan op een professionele maar informele manier. Omdat wij waarde hechten aan de relatie met de klant, willen we graag dat hij bij ons over de vloer komt. Op het moment dat de klant ziet dat de werkwijze van zijn advocaat niet overeenkomt op de manier waarop hij zijn business runt, dan wringt dat.’

Nysingh heeft eenzelfde motivatie, blijkt uit het gesprek met Gertjan Lubbers, sinds maart 2019 voorzitter van de raad van bestuur. ‘Het eerste dat we na de start van dit bestuur hebben gedaan, was een nieuwe strategie ontwikkelen. Wat willen we met Nysingh? Waar staan we over tien jaar? Nou, we willen groeien. Niet als doel, maar als middel om langdurig een aantrekkelijke werkgever en aantrekkelijke partij voor onze klanten te zijn. En dat doen we via de speerpunten Mens, Markt en Organisatie.’

Het kantoor is gevestigd op vier locaties (Utrecht, Arnhem, Zwolle en Apeldoorn) en richt zich op vier sectoren in de markt: zorg, ondernemingen, onderwijs en overheden. Intern is het georganiseerd in vijf secties, van arbeidsrecht tot vastgoedrecht. De krachten van die verschillende sectoren en secties worden bij Nysingh gebundeld. ‘Hethogere doel is groei, ons speerpunt is samenwerken. Als je als ondernemingsrechtadvocaat een zorgklant hebt, kun je alles alleen uitzoeken óf samenwerken met een collega die dat vaker heeft gedaan. Dat laatste is ook goed voor de klant, want hij krijgt een beter advies.

Samen kun je een betere oplossing vinden. Samen leer je sneller, ik van jou en jij van mij. “Samen” is de ondertitel van onze strategie. Als je dat niet goed doet, pas je niet in onze strategie.’ Het sluit ook meer aan op wat starters willen, zegt Lubbers. ‘Het is belangrijk daar goed naar te luisteren. De jonge advocaat komt niet meer alleen om partner te worden, maar juist om persoonlijke groei door te maken, goed opgeleid te worden en ervaring op te doen.’

Gonny Vink vindt het de juiste stap om vanuit een visie op de organisatie de inrichting van de werkplek aan te pakken. Vink is oprichter van Work21, een adviesbureau dat de medewerkers van organisaties optimaal helpt samenwerken, en staat voor een holistische visie op de werkvloer.

‘Wij kijken vanuit een integrale aanpak: mens, organisatie, technologie en huisvesting. Als je voor een nieuw kantoor kiest, gaat men zich niet vanzelf anders gedragen. Je moet eerst visie hebben: wie willen we zijn als organisatie en welke manier van werken past daarbij? Dan pas ga je kijken hoe dat in te richten. Gedrag, omgeving en technologie moeten dat ondersteunen, zij moeten in lijn zijn met elkaar.’

Hoe stimuleer je samenwerken dwars door de organisatie? ‘Het is interessant om te kijken wat medewerkers drijft. Is dat bijvoorbeeld het sociale aspect of is het de inhoud? En is duidelijk waarom dat belangrijk is? Metdie kennis kun je de omgeving zo inrichten dat het samenwerken ondersteunt. Hierbij kun je denken aan het faciliteren van plekken om kennis te delen, bijvoorbeeld een bibliotheek of plekken om te ontmoeten zoals een koffiebar met lekkere koffie.’

De ontmoetingsplek bij Nysingh ligt in het nieuwe kantoor in het Zwolle Trade Center direct na binnenkomst op de negentiende etage, de etage waar advocaten, andere medewerkers en bezoekers het nieuwe kantoor zullen betreden. Meteen achter de entree wachten daar het restaurant en de koffiebar. Het moet een bijna loungeachtige plek worden, zegt Lubbers.

‘Ik verwacht dat het een enorme vlucht gaat nemen. Het restaurant is open, er is een barretje waar je kunt werken. Het is prettig ingericht, met treinzitjes en zitjes waar je informeel met elkaar kunt overleggen. Alles is er: stroom, wifi, lekkere koffie. Je kunt er de hele dag zijn en moet er wel doorheen lopen, bijvoorbeeld als je naar een van de zes vergaderzalen gaat. Onderweg kom je vaak iemand tegen en dat is precies de bedoeling. We proberen die ruimte te gebruiken als een magneet waar iedereen naartoe trekt.’
In het restaurant is ook de trap die leidt naar de achttiende etage, waar net als op de negentiende etage werkkamers zijn. Ook op de achttiende staat ontmoeten voorop, dankzij de koffiebar bij de trap. ‘We proberen het pand zo in te richten dat samenwerken en ontmoeten heel logisch zijn. En we willen medewerkers ook bieden dat werk leuk is, dat werk ook op een gezellige manier kan. Daarbij kan het pand ondersteunen. Geconcentreerd werken op je eigen kamer of juist meer connected met je collega’s, net wat jou op dat moment uitkomt.’

Poelmann van den Broek gaat in het gloednieuwe kantoor op de Wijchenseweg aan de rand van Nijmegen nog verder. Elke werknemer zal, zo is het uitgangspunt, moeten werken in een open ruimte. ‘In de basis gaan we naar het concept van de universiteitsbibliotheek, daar waar veel werkplekken zijn, rust heerst en op gedempte toon gesproken kan worden,’ zegt Stuij. ‘Daaromheen zijn één- en tweepersoons focusruimten en ruimten waar je met vier tot twaalf personen kunt zitten, bedoeld om daar te gaan zitten als de werkzaamheden van dat moment dat vragen.’

Die laatste bijzin is de crux van zijn verhaal. De eigen kamer verdwijnt. Word je in de open ruimte gebeld, dan sta je in twee stappen met de laptop in de hand in een focusruimte. Wil je vergaderen, dan kun je daarvoor ook terecht in een van die ruimten of in een zaal een verdieping lager. Voor de informele gesprekken zijn er twee royale koffieruimten en een terras. ‘Je stemt continu af op de behoefte die je op dat moment hebt. De werkzaamheden bepalen waar je gaat zitten. Het is een cruciaal verschil met nu, waar je je terugtrekt op je eigen kamer. Daar willen we vanaf.’

Stuij van Poelmann van den Broek verwacht niet dat het ontbreken van een eigen plek met eigen spullen en een eigen boekenkast een probleem zal zijn. ‘De vraag is, wat heb je nog allemaal nodig? Wat je daar ziet liggen is toch vaak ballast, want de echt belangrijke zaken, en dat geldt ook voor wetboeken en jurisprudentie, ontsluiten we allemaal al digitaal.’

Hij vervolgt: ‘Mensen willen steeds flexibeler werken. Op kantoor, waar ze nog steeds vaak zullen zijn, onderweg, thuis en bij de klant. Dat laatste vindt de klant ook prettig, want een advocaat krijgt meer gevoel bij de activiteiten van de klant. Dan moet je geen papieren meer bij je hebben, maar alles digitaal kunnen ontsluiten.’

Vink beaamt dat mensen steeds flexibeler willen werken. ‘Dit heeft invloed op de manier waarop we samenwerken en kennis delen. Technologie kan hierin ondersteunen, evenals de inrichting van het kantoor.’ Maar, zo waarschuwt ze, medewerkers die nu gewend zijn een eigen kamer te hebben, kunnen het gevoel hebben iets kwijt te raken. ‘De kunst is op zoek te gaan naar de voordelen voor medewerkers.
Het is voor medewerkers belangrijk dat ze begrijpen waarom er wordt gekozen voor een nieuw kantoorconcept, dat ze zien wat dat voor hen betekent en wat het hen oplevert. Zo kunnen ze de benodigde kennis en vaardigheden ontwikkelen, bijvoorbeeld in het slim organiseren van de werkdag en het kiezen van een werkplek op basis van hun activiteiten.’

Ambassadeurs kunnen een belangrijke rol spelen in de begeleiding van een nieuwe werkwijze en nieuw gedrag. ‘Ambassadeurs zijn directe collega’s die als vraagbaak kunnen dienen, ervaringen kunnen delen en collega’s kunnen helpen die het lastig vinden hun weg te vinden. Door aan de slag te gaan, te leren in de praktijk en ervaringen te delen, wordt het nieuwe gedrag normaal. Want je wilt dat mensen daadwerkelijk nieuw gedrag laten zien. Dat moet je blijven voeden totdat het geborgd is.’

‘Ik zal de eerste maanden best weleens iemand op de schouder moeten tikken: “Je zit al de hele dag in een eenpersoonsruimte; heeft dat een reden of is het gemak?” zegt ookStuij. ‘Maar ik denk dat het heel snel beklijft. Onze medewerkers zijn trots op de kennis en klanten die ze hebben en praten er graag over. Ik denk dat het heel passend is.’
Dat medewerkers door corona nu vooral vanuit huis werken, helpt ook. ‘Daar werd vroeger met argusogen naar gekeken, nu juichen we thuiswerken toe en zijn we dat gaan faciliteren. Tegelijk is het belang van het kantoor als ontmoetingsplek, voor informatie-uitwisseling duidelijker geworden. Dat speelt ons wel in de kaart.’

‘Ook wij denken dat flexibel werken niet meer weggaat,’ zegt Lubbers van Nysingh. Werken doe je thuis, onderweg of op kantoor. En als je dan op kantoor bent, dan kun je dat maar beter goed faciliteren. Daarom is de looproute ook in de richting van ons restaurant. Het toilet is daar, de printer is daar. Dat doen we expres om daarnaartoe beweging te krijgen.’

‘Zo slaan we nu een dubbelslag. We hebben nu een iets te groot pand in Zwolle. In het nieuwe pand hebben we minder meters, zijn we veel duurzamer en kunnen we het beter inrichten voor meer gemeenschapsgevoel.’ Lubbers besluit: ‘Dat maakt dit project zo leuk. Er zit een strategische gedachte achter. Je creëert echt iets. Het pand helpt ons om het leven leuker en gezelliger te maken. Samen.’