Mappen iStock-494896064klein

25 pagina’s

Advocatuur en magistratuur zijn elkaar in de haren gevlogen over de lengte van processtukken in handelszaken bij de hoven. Per 1 april is in de procesreglementen een maximum van 25 pagina’s ingesteld voor de memories. Op 26 mei dient een kort geding van Bird & Bird-advocaat Wouter Pors plus circa zestig gelijkgestemde collega’s tegen de Staat in een poging de limiet van tafel te krijgen.

Op verzoek van het Advocatenblad komen eind april drie rechters en drie advocaten via Teams bijeen om over de kwestie van gedachten te wisselen. Het gesprek is er niet op gericht te bepalen wie er gelijk heeft, maar om tot gezamenlijke oplossingen te komen.

Deelnemers (allemaal op persoonlijke titel) zijn de rechters Petra de Bruin (Rechtbank Rotterdam), Hugo van Heemstra (NCC/Rechtbank Gelderland), René Klomp (Gerechtshof Amsterdam) en de advocaten Nicole de Boer (Ploum), Tim de Greve (Stibbe) en Toon van Mierlo (Habraken Rutten).

Petra de Bruin
Rechter Petra de Bruin (Rechtbank Rotterdam)

Sommige gesprekspartners kennen elkaar, andere niet. Over nut en noodzaak van de nieuwe limiet verschillen de meningen. Iedereen deelt echter de opvatting dat het niet tot een kort geding zou moeten komen. Rechter Petra de Bruin riep op LinkedIn op tot een gesprek, na lezing van een opiniebijdrage van Nicole de Boer en twee collega’s in het Advocatenblad. ‘Het eerste wat mij te binnen schoot was: laten we toch vooral met elkaar in gesprek gaan. Dat is voor mij heel wezenlijk. Als je iets vindt en iets over wilt brengen, kun je beter de verbinding kiezen.’

Binnenskamers

Ook advocaat Nicole de Boer bepleit onderling overleg. ‘Kennelijk leeft er binnenskamers iets bij de rechterlijke macht waarvan de advocatuur geen weet heeft. Ik heb in ieder geval in mijn twintig jaar als advocaat nooit eerder gehoord dat de stukken te lang zijn. Er schort iets aan de onderlinge contacten.’

Het beeld is wisselend, in ieder geval waar het eerste aanleg betreft, licht De Bruin toe: ‘Onder mijn collega’s zijn de meningen verdeeld. De groep die de lengte van de stukken als een probleem ziet, noemt met name de vele herhalingen waar advocaten in vervallen. Plus overbodige producties en kansloze vorderingen of kansloze verweren die veel tijd en papier vergen. Maar er is ook een groep die vindt dat er zaken zijn die een zekere omvang nodig hebben.’

In hun opiniebijdrage stelden De Boer c.s. dat het werkelijke probleem zit in de capaciteit bij de hoven, niet in de lengte van de processtukken. Stibbe-advocaat Tim de Greve neigt ook naar dat oordeel. ‘Je moet de machinerie in zijn geheel bekijken, het heeft niet zoveel zin er één radertje uit te lichten. Door te focussen op de lengte van de processtukken doe je aan symptoombestrijding. Je moet het in zijn totaliteit bezien, het gaat om de procesvoering van begin tot eind.’

Nicole de Boer
Advocaat Nicole de Boer (Ploum)

Raadsheer-plaatsvervanger René Klomp vindt dat te gemakkelijk. De rechterlijke macht is per definitie een schaars goed, stelt hij, maar daar draait het in deze discussie niet om. ‘De kern van de zaak is dat er met regelmaat processtukken worden opgesteld die onnodig lang zijn. Eindeloze herhalingen maken een stuk slecht leesbaar. Het is voldoende om iets één keer te zeggen. De vraag is of de rechterlijke macht daar paal en perk aan moet stellen of de advocatuur zelf.’

‘Onnodig lang?’ vraagt De Boer. ‘Wat is onnodig lang? Wat vinden rechters nodig? Advocaten vinden het kennelijk nodig, anders zouden ze het niet opschrijven. We moeten er achter zien te komen wat we van elkaar verwachten.’

Proceskosten

Dat blijkt geen eenvoudige opgave. Een harde grens van 25 pagina’s memories is in ieder geval niet de oplossing, betoogt Toon van Mierlo van Habraken Rutten. Dan gaan advocaten meer verwijzingen naar de producties opvoeren waardoor rechters meer moeten bladeren en per saldo meer tijd kwijt zijn. Of ze laten de inhoudsopgave weg. ‘Het komt weleens voor dat een stuk te lang is, ja. Daar zijn andere oplossingen voor. Beperk in dat geval de spreektijd. Je kunt ook in de proceskostenveroordeling iets doen. Ik vind het vrij aanmatigend om als rechter op voorhand te zeggen: doe maar 25 bladzijden. Terwijl die nog niet weet waar de zaak over gaat. Als je 25 bladzijden voorschrijft, kun je daar niet tien minuten spreektijd aan koppelen, wat nu in drie van de vier hoven het geval is. Het is je baan om mensen aan te horen en het is je baan om daar een beslissing over te geven. Als rechter moet je selecteren wat wel en niet goed is.’

Ferme taal, maar de rechters laten zich niet op de kast jagen. Het neemt allemaal niet weg dat de processtukken veel langer zijn dan vroeger, houdt Hugo van Heemstra van Rechtbank Gelderland vol. ‘Tachtig bladzijden is in handelszaken geen uitzondering, soms is sprake van excessen. Ik had laatst een conclusie van antwoord van 340 bladzijden. Uiteindelijk is het probleem niet de lengte van het stuk, maar de kwaliteit ervan. Ik ben sneller door een goed gestructureerd stuk van honderd pagina’s, met inhoudsopgave, dan door een slecht stuk van dertig bladzijden dat in een dwarrelende lijn is opgeschreven.’

René Klomp
Raadsheer-plaatsvervanger René Klomp (Gerechtshof Amsterdam)

Overigens zijn niet alleen de processtukken langer geworden. De hele dossiers zijn in omvang gegroeid, voegt René Klomp daar aan toe. ‘Dat heeft onder andere te maken met de getuigenverhoren. Twintig jaar geleden werd in Rotterdam in zeven van de tien zaken getuigenverhoor gelast. Dat is nu nog één op tien. Dat komt omdat tegenwoordig in het bedrijfsleven veel meer communicatie wordt vastgelegd in e-mails en WhatsApp-berichten. Al die mails en berichten worden in het geding gebracht en vervolgens toegelicht.’

Rechters moeten elke keer die groeiende stapel dossiers tot zich nemen, wil Klomp gezegd hebben. De raadsheer-plaatsvervanger wijst op de suggestie van Boonekamp (Rechtbank Gelderland) in de feestbundel voor Daan Asser om de hoogte van het griffierecht te koppelen aan de omvang van de processtukken. Wellicht remt dat de schrijflust, oppert hij. Dat voorstel kan niet op bijval rekenen. In zaken met processtukken van honderden pagina’s maakt het partijen geen biet uit hoe hoog de griffierechten zijn, riposteert Tim de Greve. Waar ligt dan de wijsheid? Terug naar de kwaliteit van de processtukken, zoals Van Heemstra eerder betoogde?

Wisselwerking

Kwaliteit en omvang zijn niet automatisch aan elkaar gekoppeld, weet De Bruin. ‘Denk aan die herhalingen en die overbodige stukken. Hoe komt het nou dat die processtukken zo lang zijn? Kunnen we daar oorzaken voor aanwijzen? Is sprake van een wisselwerking tussen advocatuur en rechterlijke macht? Waarschijnlijk wel.’

Toon van Mierlo
Advocaat Toon van Mierlo (Habraken Rutten)

Toon van Mierlo wil die vragen best beantwoorden. ‘Voor een advocaat is het fataal als hij door een rechter wordt afgehamerd op zijn stelplicht. Dus stelt hij voor de zekerheid maar alles en moet de rechter maar zien wat hij er mee doet.’

De rechters zouden daar best wat vaker op mogen reageren, meent De Bruin. Zeker de ervaren magistraten richting jonge advocaten. ‘Na afloop van een zitting mogen ze best weleens zeggen: goh, ik heb u nu een paar keer gezien, uw pleidooien zijn wel erg lang. Die beginnen in de prehistorie en kunnen best wat korter.’

Akkoord, stemt Van Mierlo in. ‘Toch denk ik niet dat we dit helemaal bij de advocatuur moeten leggen,’ vervolgt hij. ‘Natuurlijk, je hebt slechte schrijvers, maar ik denk dat er veel advocaten juist goed werken. Het pleidooi baart mij veel meer zorgen. Als je advocaten van tevoren afknijpt dan moet je ze niet ook nog eens afknijpen met een pleittijd van tien minuten, want dan gaat het mis.’

René Klomp springt daar onmiddellijk op in. Die soep is minder heet dan het lijkt, legt hij uit. ‘In Amsterdam geldt de tien minuten pleittijd al een tijdje. Tot mijn verbazing is dat een groot succes. Ik had verwacht dat het een drama zou worden, maar het tegendeel blijkt het geval. Als je advocaten via het reglement dwingt om zich te beperken, blijken ze heel goed in staat direct to the point te komen.’

Ook Klomp geeft echter toe dat je procespartijen niet ‘op beide punten mag afknijpen’. ‘Dat is geen gelukkige combinatie. Maar we raken nu wel de kern van de zaak. De omvang is maar een onderdeel van het grotere geheel, de kwaliteit van het stuk. Een kort stuk kan ook een slecht stuk zijn, waarin je naar de argumenten moet zoeken.’

Legal writing

In de opleiding dient veel meer aandacht te worden gegeven aan ‘legal writing’, propageert de raadsheer-plaatsvervanger, tevens universitair docent. Hij wijst naar de VS, waar hij ooit lesgaf als gastprofessor. ‘Daar krijgen ze allemaal schrijfles. Als je daar opdracht gaf voor een paper, dan kreeg je van iedereen een goed geschreven stuk. Het slechtste paper was beter dan het gemiddelde paper van mijn Utrechtse studenten. In Nederland wordt daar nog te weinig aandacht aan besteed.’

Foto Hugo van Heemstra
Rechter Hugo van Heemstra (NCC/Rechtbank Gelderland)

Hugo van Heemstra herkent dat beeld wel. Voordat hij rechter werd, was hij advocaat. Met de kennis van nu zouden zijn processtukken destijds een stuk korter zijn geweest, erkent hij. ‘Wat een advocaat zou moeten leren, is hoe rechters beslissen. Ik wist dat eerst ook niet, tot ik als rechter in opleiding de cursus ‘civiel vonnis schrijven’ volgde. Daar leerde je een andere manier van zaken analyseren. Dat begint bij de vordering, dan ga je naar de rechtsgrond en pas daarna komen de relevante feiten. Als advocaat leer je het andersom. Als ik een processtuk schreef, somde ik eerst op wat er allemaal was gebeurd, vervolgens gooide ik daar een juridische saus overheen en pas daarna ging ik aan het petitum werken.’ Volgens Van Heemstra lopen de werkwijze van de advocatuur en die van de rechterlijke macht uiteen. Een advocaat die aan zijn processtuk begint, doet er in zijn ogen goed aan een andere benadering te kiezen. ‘De opbouw wordt dan: dít is wat ik wil. Dít is waarom ik daar recht op heb. En ik heb daar recht op omdat dít is gebeurd. Als je het zo doet, wordt het vanzelf een kort stuk.’

Een processtuk wordt effectiever als het tegemoetkomt aan de wijze waarop een rechter zijn oordeel vormt, doceert Van Heemstra. ‘De frustratie bij lange processtukken is niet zozeer de juridische uitweiding, maar veel meer de eindeloze feitenopsomming plus nog eens een keer de bijbehorende correspondentie die voorafging aan het conflict. Dat laatste heeft meestal voor mijn oordeel sowieso nul relevantie.’

De Boer heeft aandachtig zitten luisteren naar de Gelderse rechter. Ze is al twintig jaar advocaat, maar dit had ze nog niet eerder gehoord. ‘Voor mij is dit een eyeopener. We werken nu allemaal met modellen. En die gaan allemaal uit van het stramien: feiten, rechtsgronden, vordering. Ik hoor Hugo nu zeggen dat die modellen eigenlijk op de schop moeten en we een andere insteek moeten kiezen.’

Voor De Greve klinkt het relaas van Heemstra minder nieuw in de oren. De Stibbe-advocaat werkt al zo sinds hij bij de Rechtbank Amsterdam een powerpointpresentatie zag over het beslismodel van de rechterlijke macht. Dergelijke bijeenkomsten zijn goud waard, benadrukt De Greve. ‘Amsterdam – en ik geloof ook Rotterdam – nodigt periodiek mensen uit om te praten over uiteenlopende onderwerpen. Buitengewoon leerzaam! Dan zitten er tien, twintig rechters voor in de zaal, die verder helemaal gevuld is met advocaten. Je kunt er uitgebreid discussiëren en vragen stellen. Op die manier ontstaat wederzijds begrip.’

Tim de Greve
Advocaat Tim de Greve (Stibbe)

Als het aan De Greve ligt, organiseren alle rechtbanken bijeenkomsten waar advocaten en rechters elkaar ontmoeten. ‘Er dient meer contact te zijn, zoals wij nu met zijn zessen praten. Advocaten en rechters mogen tegenwoordig niet met elkaar praten, want dat is eng en dan beïnvloeden ze elkaar. Maar daardoor hebben we ook minder begrip voor elkaar. Er zou juist meer contact moeten zijn. Niet over de zaken die we behandelen, maar over algemeenheden.’

Dialoog

Petra de Bruin heeft er wel oren naar. ‘Binnen de rechterlijke macht hoor ik inderdaad ook wel eens geluiden dat we moeten oppassen voor onderling overleg. Maar zolang je wegblijft van individuele zaken, zie ik geen bezwaar. Het is een samenspel. We zijn samen bezig met de civiele rechtspleging. Dan kunnen we ook samen kijken hoe we het voor iedereen zo efficiënt en aangenaam mogelijk maken. De dialoog is daarin heel belangrijk.’

De discussie heeft tot dusver twee concrete vruchten afgeworpen, constateert raadsheer-plaatsvervanger Klomp. ‘Het is duidelijk dat er meer aandacht moet worden besteed aan het schrijven van processtukken, op de universiteit, bij de beroepsopleiding en door de patroon. Daar kan echt winst worden gemaakt. De limiet aan processtukken is eigenlijk partiële symptoombestrijding. Professionele ontmoetingen zijn ook een uitstekend idee. In Amsterdam is af en toe overleg met de deken. Dat is ook heel nuttig, maar het kan nog een stap verder. Dat je als rechter een advocaat uitnodigt om een keer te komen praten. Dat moet dan geen strafbankje worden, maar gewoon om wat mee te geven.’

De Boer wil toch nog even terug naar de soms lastige positie van de advocaat. Die kan klem komen te zitten tussen rechter en cliënt. Rechters dienen begrip te tonen voor de verhouding die advocaten met hun cliënt hebben, vindt ze. ‘We moeten onze cliënten tevreden houden. Als je een vonnis terugkrijgt met het oordeel “onvoldoende gesteld”, volgt een moeilijk gesprek met je cliënt. En ook bij het schrijven van het concept heb je soms te maken met een cliënt die per se iets wil benadrukken wat jijzelf niet zo relevant vindt. In dat geval schrijf je het soms toch maar op.’

Hugo van Heemstra legt uit hoe hij daar over denkt. ‘Een betwisting moet een chirurgisch middel zijn, dat met precisie wordt toegepast. Met “onvoldoende gemotiveerd betwist”, zeggen we in feite dat we niet overtuigd zijn. Niet dat er onvoldoende over is gezegd. Ik begrijp best dat advocaten hun cliënten tegemoet moeten komen. Maar dat hoeft niet tot veel extra tekst te leiden. En anders zeg je maar dat ze het risico lopen daarmee de rechter te irriteren.’

Pauzeknop

Ondertussen zijn de nieuwe procesreglementen sinds 1 april een feit. Dat kan niet zomaar ongedaan worden gemaakt. De Greve suggereert de pauzeknop in te drukken. ‘We hebben nu vooral behoefte aan rust. De hoven doen er verstandig aan de maatregel in te trekken en het overleg te zoeken. Laten we gezamenlijk bekijken hoe we dit probleem kunnen oplossen. En als we dan toch aan het praten zijn, kunnen we maar beter het grotere geheel beschouwen, en dat is de werkdruk bij de hoven.’

De drie rechters in het gezelschap maken onmiddellijk een punt van orde. Het gesprek zou gaan over het probleem en de eventuele oplossingen, niet over het nieuwe procesreglement, benadrukken ze. In die discussie willen ze zich niet begeven, dat was niet de afspraak.

De eminence grise van het gezelschap Toon van Mierlo, snapt dat wel. ‘Die maatregel die staat nu, laten we maar zien hoe het uitpakt. En dan vooral de hardheidsclausule. We moeten niet in de situatie terechtkomen dat een rolraadsheer rigoureus de grens trekt bij 25 pagina’s, want dan belanden we uiteindelijk bij de Hoge Raad. Die heeft wel vaker een rolreglement teruggedraaid.’

Van Mierlo komt met een andere suggestie, gericht op vermindering van de werkdruk. Hij bepleit aanpassing van artikel 16 Rv, dat bepaalt dat bij het gerechtshof zaken worden behandeld en beslist door drie raadsheren. ‘Dat leidt tot vertraging. Eén raadsheer schrijft het concept en twee zitten er een beetje bij. Die willen natuurlijk ook een plasje doen over dat concept en daar gaan we in de vertraging. Laat zaken die zich daarvoor lenen afhandelen door één raadsheer. Dan heb je plots drie keer zoveel tijd.’

Best practice

De Bruin brengt de discussie terug op het processtuk. Wat haar betreft, zijn er niet eens nieuwe modellen nodig. Zolang advocaten zich maar realiseren dat ze moeten ‘trechteren’, via een logische opbouw naar een conclusie werken. ‘Het gaat erom dat het processtuk een heldere denklijn volgt. Dan is honderd pagina’s niet erg. En er zijn ook goede ontwikkelingen. Citaten met een concrete verwijzing naar de producties. Soms zie je plaatjes in processtukken. Een goede inleiding kan ook prettig zijn.’

‘We zouden op zoek moeten naar best practices,’ oppert Van Heemstra. ‘Bijvoorbeeld dat bij processtukken van meer dan twintig bladzijden een inhoudsopgave hoort. Of een korte omschrijving aan het begin die zegt waar de zaak om draait: wij willen schadevergoeding, want enzovoort, enzovoort. Als ik dan de volgende tachtig pagina’s doorwerk, weet ik waarom ik die lees. Uiteindelijk is dat het meest frustrerende. Dat je heel veel tekst aan het lezen bent, zonder dat je weet waarom je het leest.’

De Greve voelt daar wel voor. ‘Elke zaak kun je in één bladzijde uitleggen. Dat is niet alleen prettig voor de rechter, maar ook handig voor de andere advocaat. Dan weet hij waarop hij moet reageren. Eigenlijk zou een aantal rechters en advocaten bij elkaar moeten gaan zitten om een best practices-syllabus te maken. En vervolgens publiceren, dat is heel belangrijk. Net zoals de Beslagsyllabus. En die eveneens periodiek onderhouden. De Orde zou kunnen communiceren dat iedereen wordt geacht zich daaraan te houden.’

Het idee voor een processyllabus valt in goede aarde, zowel bij de deelnemende rechters als bij de advocaten. Daarmee nadert het gesprek zijn einde. Het heeft ruim anderhalf uur geduurd, andere afspraken dringen zich op. Petra de Bruin verwoordt nog één keer de breedgedragen opvatting: zoek niet de confrontatie, maar de dialoog. ‘Daar kom je altijd verder mee. Ik heb in Rotterdam veel geleerd van de professionele ontmoetingen tussen rechters en advocaten. Het leidt altijd tot wisselwerking, waar je wat van opsteekt. Ik kan geen rechter noemen die niet openstaat voor vragen of feedback.’

Kees_Pijnappels-16-07-14-51a

Kees Pijnappels

Hoofdredacteur

Profiel-pagina
Advertentie