Vreemde ogen dwingen

De fraude door een notaris bij landsadvocaat Pels Rijcken zorgt voor een schokgolf in de advocatuur. Het grote Haagse kantoor heeft ondanks alle aanwezige procedures, strenge wetgeving en zelfregulerend toezicht op het notariaat en de advocatuur niet kunnen voorkomen dat systematisch en van binnenuit miljoenen euro’s van klanten zijn verduisterd. Toezichthouders staan inmiddels op de stoep en een inderhaast aangestelde bestuurder van buiten moet orde op zaken stellen.

‘De toestand bij Pels Rijcken is onze worst nightmare,’ zegt bestuursvoorzitter Jan-Willem de Tombe van Banning Advocaten in Den Bosch. ‘De fraude is vermoedelijk een eenmansactie en het is de vraag of je zoiets had kunnen voorkomen. Toch wijst dit voorval er nadrukkelijk op dat interne controle continu onderhoud nodig heeft. Juist wanneer we tevreden stellen dat het allemaal goed loopt, wordt het gevaarlijk.’

Banning geeft werk aan 45 advocaten en dertig stafmedewerkers. Het kantoor is een nv, waarvan de partners aandeelhouder zijn en in het bestuur zitting hebben. Intern toezicht door mensen van buiten is volgens De Tombe een brug te ver; Banning heeft geen raad van commissarissen of bestuurders die geen advocaat zijn. Wel heeft het kantoor sinds 1 januari een raad van advies, zij het zonder tanden. ‘De raad bestaat uit een econoom en een oud-gedeputeerde en beperkt zich echt tot strategisch advies. Een raad van commissarissen is bij de echt grote kantoren denkbaar, maar voor ons geldt dat het hebben van meerdere aandeelhouders al een gezonde spanning oplevert om dingen goed te doen.’

Desalniettemin heeft het kantoor een stevige professionaliseringsslag doorgevoerd. ‘Sinds 2018 organiseren wij in feite ons eigen externe toezicht door proactief overleg te voeren met onze stakeholders: de banken, de accountant, de verzekeraar, de Belastingdienst en de orde. Al die partijen weten wat normaal is in de markt. Door alle kaarten op tafel te leggen en intensief te overleggen, krijg je sneller signalen wanneer je je “apart” gedraagt.’ Deze professionalisering was een logisch gevolg van de groei van het kantoor en de toenemende regelgeving. De Tombe: ‘Als we omvallen, raakt dat 75 gezinnen. Advocaten moeten op elkaar kunnen vertrouwen dat het goed loopt.’

Commissarissen zijn een zeldzaamheid bij de grotere kantoren; al iets meer gebruikelijk is de aanwezigheid van professioneel bestuurders van buiten. Deels is deze terughoudendheid een gevolg van beperkingen die volgen uit de verordeningen van de NOvA; besturen van organen die zeggenschap hebben binnen een advocatenkantoor moeten voor de meerderheid en de voorzitter bestaan uit mensen uit de eigen beroepsgroep. Doorgaans hebben grotere kantoren de vorm van een nv waarvan de aandelen in handen zijn van de partners, en het diezelfde partners zijn die het bestuur goeddeels of helemaal bemannen.

Volgens voorzitter Jan Frederik Schnitzler van het dekenberaad kunnen kantoren in hoge mate zelf bepalen hoe zij hun structuur vormgeven en daarmee in hoeverre zij hun intern toezicht organiseren. ‘Buiten de voorschriften en beperkingen over bijvoorbeeld zeggenschap en samenwerkingsverbanden stelt de orde geen specifieke eisen aan de organisatiestructuur,’ zegt Schnitzler. ‘Het is op zich opvallend dat vrijwel geen enkel groot kantoor over een raad van commissarissen beschikt, maar het is tegelijk te begrijpen. Wanneer mensen van buiten worden aangesteld, kan dit spanning geven met betrekking tot de vrijheid en zelfstandigheid bij de uitoefening van het beroep van advocaat. Ook over het aanstellen van bestuurders van buiten bij grote organisaties hebben wij geen expliciet oordeel, anders dan de bestaande beperkingen die de verordening hieraan oplegt.’

Algemeen deken Frans Knüppe stelt dat ‘een blik van buiten voor het interne toezicht nuttig is, zolang de onafhankelijkheid van de advocaat in de praktijkuitoefening maar niet in de knel komt’. Dat laatste belang is voor de NOvA leidend; de organisatie heeft geen concrete plannen om advocatenkantoren meer mogelijkheden te geven om bestuurlijke functionarissen van buiten aan te stellen of hier eventueel zelfs toe te verplichten, anders dan dat ‘de NOvA-regelgeving, onder andere op het gebied van praktijkstructuren, voortdurend tegen het licht wordt gehouden’.

Loyens & Loeff evalueert doorlopend de manier waarop het toezicht is georganiseerd. ‘Ik denk dat het nuttig kan zijn om te beschikken over een outside view in,’ zegt bestuursvoorzitter Bram Linnartz van Loyens & Loeff, met ongeveer achthonderd advocaten, fiscalisten en notarissen en nog eens evenzoveel stafmedewerkers veruit het grootste kantoor van Nederland. ‘We zijn een grote werkgever met een grote maatschappelijke rol, wat ons dwingt goede voeling te houden met het maatschappelijk speelveld. Een mogelijkheid die bij ons weleens op tafel ligt, is om een externe raad van advies in te stellen, maar de vraag is wel hoe je kunt borgen dat de gegeven adviezen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.’

Het kantoor heeft een one tier board, waarin naast twee dagelijks bestuurders zes niet-dagelijks bestuurders zitten. ‘Die laatsten houden toezicht, zij het dat ook zij partners zijn.’ Volgens Linnartz is het instellen van een echte raad van commissarissen met externe leden vanwege complexe regelgeving in binnen- en buitenland bij zijn internationaal opererende kantoor ‘praktisch onmogelijk’.

Het aanstellen van externe bestuurders kan volgens Linnartz ‘helpen om deze outside view in te organiseren’, maar dat heeft thans niet langer de voorkeur. ‘We hebben jarenlang een CFO van buiten gehad. Dat functioneerde goed, maar we hebben er nu voor gekozen om het zwaartepunt bij onze stafdiensten te leggen en deze verder te professionaliseren. Zo worden de afdelingen legal, risk & compliance, financiën, HR, marketing en IT allemaal geleid door zware divisiedirecteuren van buiten en beschikt het kantoor bovendien over een aparte corporate information security officer.’ Deze divisiedirecteuren en de twee uitvoerende bestuurders vormen het managementteam. ‘Dat functioneert naar genoegen.’

AKD werkt wel met een bestuurder van buiten, naast dat de stafdiensten net als bij Loyens & Loeff worden aangevoerd door professionals die geen partner zijn.

In het bestuur van de Nederlandse nv van AKD zit naast twee partners een professioneel bestuurder die in loondienst is. ‘Wij hebben dit al heel lang zo,’ zegt bestuursvoorzitter Erwin Rademakers van AKD, waaraan bijna 475 advocaten, notarissen, fiscalisten en stafmedewerkers zijn verbonden. ‘Voor ons is het heel goed om op het hoogste niveau iemand van buiten de praktijk te hebben. Dat leidt vaak tot andere inzichten. Wanneer wij als partners iets als heel normaal beschouwen, kan hij daar net anders tegenaan kijken.’

Het kantoor heeft een gelaagde structuur, waarbij de aandelen van de Nederlandse, Belgische en Luxemburgse rechtspersonen in handen zijn van een coöperatie. Leden van deze coöperatie zijn de partners via hun eigen vennootschap. ‘Onze Nederlandse klanten doen zaken met de nv, dat geeft ze meer zekerheid. Als er iets misgaat in België, raakt dat de Nederlandse nv niet, wel de coöperatie en de partners.’ En deze coöperatie beschikt over een raad van commissarissen. ‘Die commissarissen zijn weliswaar partners en dus aandeelhouder van het kantoor,’ zegt Rademakers, ‘maar het is wel degelijk een officiële raad van commissarissen met een expliciete wettelijke taak. Die nemen wij heel serieus.’

De fraude bij Pels Rijcken is voor Rademakers geen aanleiding om de interne organisatie verder aan te scherpen. ‘Je schrikt zeker van zo’n verhaal. Dat daardoor meer aandacht ontstaat voor de advocatuur is prima, en het kan helpen voor zover mensen nog niet wakker waren. Wij hebben het altijd belangrijk gevonden om transparant en compliant te zijn.’

Waar de wetgever en de NOvA terughoudend zijn bij het stellen van eisen aan de organisatiestructuur van kantoren, is dit anders bij de talloze voorschriften waaraan advocaten moeten voldoen bij de uitoefening van hun praktijk.

Geldstromen moeten transparant zijn en in toenemende mate moet de advocaat de betrouwbaarheid van zijn cliënten toetsen, eisen die voortkomen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wwft.

‘Het voldoen aan wet- en regelgeving heeft bij ons heel veel aandacht,’ aldus Rademakers van AKD. ‘Het afgelopen jaar hebben we nog drie nieuwe mensen voor de afdeling compliance aangetrokken die zich volledig richten op onderzoek naar de achtergrond van onze klanten. We zijn internationaal actief en hebben dus te maken met internationale sanctielijsten; er valt dus veel te controleren.’

‘Onze compliance officers houden er continu toezicht op of alle regels wel worden nageleefd,’ zegt Rademakers. De aandacht gaat niet in de laatste plaats uit naar de geldstromen, precies waar het bij Pels Rijcken mis is gegaan. ‘Bij ons kun je nooit alleen over een rekening beschikken, alle betalingen worden door vier ogen gezien. Als bestuurder kan ik zelfs in het geheel geen betalingen doen. Verder controleert onze compliance officer “at random” een derde van de betalingen.’ De derdengelden van advocaten worden verplicht ondergebracht in een stichting en notarissen hebben een kwaliteitsrekening, waarbij voor beide dezelfde principes gelden.

‘De compliance-afdelingen van de grote kantoren zijn de afgelopen jaren enorm gegroeid,’ zegt Linnartz van Loyens & Loeff. ‘Onze cliënten willen in toenemende mate weten of naast de inhoudelijke advisering het kantoor en de adviseurs ook compliant zijn. Ooit waren we de eerste met een interne juridische afdeling. Inmiddels werken op onze afdeling legal, risk & compliance twintig mensen en hebben alle grote kantoren vergelijkbare diensten.’ Ook bij Loyens & Loeff geldt het zogenoemde vierogenprincipe met betrekking tot betalingen en kunnen partners alleen met een tweede handtekening een nieuwe cliënt of een nieuwe zaak aannemen. ‘Wanneer cliënten of zaken mogelijke bijzondere risico’s met zich brengen, ligt de beslissing om deze te accepteren bij onze acceptance committee.’

Banning Advocaten kiest er, zoals gezegd, voor om aan het kantoor gelieerde partijen een extra kijkje in de keuken te geven. ‘Het proactieve en intensieve overleg met onze stakeholders dwingt ons om interne processen beter in de gaten te houden, zoals vraagstukken rond de Wwft,’ zegt voorzitter De Tombe. Deze werkwijze is volgens hem is geïnspireerd op het ‘horizontale toezicht’ dat de Belastingdienst uitvoert. ‘Wanneer je een fiscaal probleem denkt te hebben, kun je dat eerst op tafel leggen zonder dat je direct op je vingers wordt getikt. In lijn met deze werkwijze sturen we onder meer onze kwartaalcijfers aan de bank, wat op zich geen eis is. En we zouden met een goedkeurende accountantsverklaring van een lagere orde toekunnen, maar dat doen we bewust niet.’

Het zijn uiteraard de dekens die de verregaande bevoegdheden hebben om te controleren of advocaten de regels naleven en die dit als enige kunnen afdwingen. ‘We voeren proactief toezicht door kantoorbezoeken te brengen en financiële kengetallen op te vragen. Bij twijfel kunnen we gericht onderzoek doen en bestuursrechtelijk of tuchtrechtelijk handhaven,’ zegt Schnitzler. Toch lijkt de aandacht vooral uit te gaan naar de kleinere kantoren. Uit het jaarverslag van het dekenberaad over 2020 blijkt dat van de 417 kantoorbezoeken niet eenmaal een kantoor met meer dan zestig advocaten is bezocht. ‘Vorig jaar en dit jaar hebben wij kleinere kantoren als speerpunt,’ relativeert Schnitzler. ‘Ieder jaar bezoeken we tien procent van alle kantoren, dus in tien jaar is iedereen een keer aan de beurt geweest.’

Schnitzler stelt daarnaast dat regulier toezicht een groot deel van de lading dekt. ‘We vragen bij vrijwel alle kantoren diverse gegevens op en daarmee is een groot deel van het werk al gedaan,’ aldus de deken. ‘Pels Rijcken maakt ons echter nog eens duidelijk dat grote kantoren complexere geldstromen hebben. Wellicht moeten we een iets andere aanpak hebben voor de grote kantoren, de vraagstelling moet specifieker vanwege de afwijkende structuur van grote kantoren. Daar zijn we nu mee bezig, vooral door onze financiële specialisten wat intensiever bij het toezicht op grote kantoren te betrekken. De uitgangspunten voor het toezicht blijven uiteraard voor alle kantoren hetzelfde.’

Volgens Linnartz van Loyens & Loeff is het altijd zaak om ver op de regelgeving vooruit te lopen en te voorkomen dat de toezichthouder ingrijpt. ‘Het voordeel van grote omvang is dat je meer kennis in huis hebt en je meer waarborgen kunt organiseren. De grote kantoren hebben mijns inziens hun zaken doorgaans goed op orde.’ Linnartz noemt de relatie met de deken open maar formeel, waarbij continu informatie wordt uitgewisseld. ‘Zo leren we van elkaar. Ik heb nog niet meegemaakt dat de toezichthouder ons dwingt om zaken aan te passen.’

Rademakers van AKD heeft vóór 2020 wel kantoorbezoeken van de deken gehad. ‘Die bezoeken worden altijd keurig voorbereid. Er is weleens een aandachtspunt geweest, maar nooit een aanwijzing of verzoek om zaken te veranderen.’

Het hebben van regels en procedures is niet zaligmakend, zo valt te beluisteren. Medewerkers moeten ze bewust willen naleven en er elkaar op aanspreken. ‘Onder medewerkers bestaat een hoge mate van collegialiteit, maar dat is niet voldoende,’ zegt De Tombe. ‘Als iemand iets niet wil laten aftekenen en een ander zegt daar iets over, dan kan de reactie zijn: “Vertrouw je me niet?” Daar gaat het natuurlijk niet om, wel dat voorschriften goed worden nageleefd.’

Volgens de voorzitter van het dekenberaad hangt het naleven van regels samen met de intrinsieke integriteit van de beroepsbeoefenaren. Schnitzler: ‘Je kunt met proactief toezicht veel afvangen, maar het is een illusie dat je alles kunt ondervangen, zoals blijkt uit de gebeurtenissen bij Pels Rijcken.’ Het dekenberaad brengt op dit moment in kaart hoe het integriteitsbeleid binnen kantoren beter geregeld kan worden, en komt met mogelijk aanvullende beleidsregels.

Dit onderzoek vindt met name plaats bij de grote kantoren. ‘Integriteit is een breed en complex onderwerp en betreft bijvoorbeeld ook de mate waarin een stagiair de ruimte heeft om te bepalen dat hij linksaf wil slaan, terwijl de baas voor de andere richting kiest.’

Loyens & Loeff heeft naar aanleiding van de fraude bij Pels Rijcken nog eens alle procedures doorlopen. ‘We hebben vastgesteld dat zoiets bij ons niet kan gebeuren, je kunt niet in je eentje dergelijke rekeningen beheren en stichtingen opzetten,’ zegt Linnartz. ‘Maar goed, bij Pels Rijcken kon dit waarschijnlijk ook niet. Dus gaat het om iets dat misschien nog wel belangrijker is dan het hebben en handhaven van regels, namelijk: hoe onderhoud je de cultuur van een kantoor? Met mensen die echt solitair willen blijven opereren, de lone wolves, moet je als organisatie in gesprek en eventueel afscheid van ze nemen.’