Het maken van beleid over de terugkeer naar kantoor kwam eind juni in een stroomversnelling. Nieuwe protocollen moesten onder meer de volgende vragen beantwoorden: hoeveel mensen mogen en kunnen op kantoor werken zolang de anderhalvemetermaatregel nog geldt? Wie gaat er op welke dagen naar kantoor? En hoe ziet het werkende leven eruit in de wereld na COVID?
Flexibiliteit
Wat betreft die toekomstige werkplek is flexibiliteit het sleutelwoord bij de kantoren. Bij verschillende kantoren is een interne enquête gehouden over de voorkeuren rondom thuis en op kantoor werken. Daaruit blijkt dat de wensen uiteenlopen. Terwijl jonge advocaten graag op kantoor zijn om ‘on the job’ te leren, vinden senior advocaten het vanuit huis prima werken. Maar dat thuiswerken meer ingebakken raakt in de verschillende organisaties is een feit.
AKD, CMS en Kneppelhout hebben de regel ingevoerd dat wanneer alle RIVM-regels van tafel zijn veertig procent van de tijd thuis mag worden gewerkt. ‘Onze collega’s hebben het afgelopen anderhalf jaar bewezen flexibel te zijn en heel goed vanuit huis kunnen werken,’ zegt bestuursvoorzitter Marc Wintgens van AKD. ‘Uit een enquête bleek dat het merendeel “na corona” graag deels thuis en deels op kantoor zou willen werken. Vanaf september kunnen de fee-earners veertig procent van hun tijd thuiswerken. Een aantal functies kan alleen op kantoor worden gedaan, daarvoor geldt deze regel niet.’
Kneppelhout heeft dit maximumpercentage ingesteld ‘om zo de verbinding met collega’s te behouden’. Partner Marc Padberg: ‘Overleg speelt daarin een grote rol zodat er een goede balans is tussen werken op kantoor en werken op een andere locatie. Online vergaderen blijft een plaats houden. We hebben tenslotte ervaren dat het kan en werkt. Het Nieuwe Werken? The best of both worlds? Wij houden het liefst onze collega’s gemotiveerd en geïnspireerd, zodat ze kunnen doen waar ze goed in zijn. En niet iedereen heeft daar precies hetzelfde voor nodig. “Een beetje op elkaar letten”, misschien is dat wat blijft en hoort bij het nieuwe normaal.’
Ook bij de andere kantoren gaan ze naar een hybride vorm. Sylvia The-McArthur, Group HR Director van Loyens & Loeff: ‘Het thuiswerken heeft ons veel gebracht. Je kunt makkelijker snel veel mensen bij elkaar brengen. Daarnaast is het niet alleen praktisch maar ook duurzaam en kostenbesparend.’
Hoofd HR Ard Westhof van Houthoff beaamt dat. ‘Het langdurige thuiswerken heeft, hoe zwaar het voor sommigen ook is, waardevolle inzichten gegeven die onze manier van werken blijvend zal veranderen. De coronatijd heeft ons daarnaast nog eens bevestigd dat onderling vertrouwen de sleutel is van goede samenwerking. Zolang men open is naar elkaar en afspraken maakt over beschikbaarheid en doelen, is het zelf indelen van tijd, op kantoor en thuis, goed mogelijk.’
Achterstand stagiairs
Toch heeft de coronapandemie doen beseffen dat er ook minder positieve kanten aan het thuiswerken kleven. Met name junioren leren meer van werken op kantoor doordat ze bijvoorbeeld kunnen meeluisteren met gesprekken van collega’s. Het is niet voor niets dat ook al tijdens de lockdowns advocaat-stagiairs meer mogelijkheden hadden om op kantoor te werken. De komende tijd besteden de kantoren dan ook extra aandacht aan het inhalen van de opgelopen achterstand voor stagiairs.
Onder meer Kennedy Van der Laan wil dat er altijd voldoende begeleiding is voor stagiairs in de vorm van een medewerker of partner. ‘Vijf dagen thuiswerken wordt het dus niet,’ zegt HR-directeur Désirée Smael. ‘De junioren hebben het stuk van georganiseerd afkijken gemist. Daar gaan we nadrukkelijk aandacht voor vragen. Zo willen we dat er meer een-op-eengesprekken met partners plaats gaan vinden om achterstand in te halen. Flexibiliteit wordt belangrijk, maar we gaan geen guideline geven hoe en wanneer er thuis kan worden gewerkt. We laten het aan de teams over.’
Bij NautaDutilh is gebleken dat het opleiden van junioren en nieuwe collega’s op afstand lastig is. Het kantoor heeft er daarom voor gekozen dat medewerkers in de toekomst ten minste drie dagen op kantoor werken en maximaal twee dagen thuis. Daarnaast hebben alle teams ten minste één keer per week een overleg waarbij iedereen aanwezig is. HR-directeur Nicolet Beetsma: ‘De voorkeuren van kantoorgenoten verschillen en met het zoeken naar de grootste gemene deler is het risico dat je eindigt met een compromis waar niemand gelukkig mee is. De medewerkers niet, maar ook kantoor niet. Op kantoor kunnen onze ervaren advocaten en business support professionals kennis overdragen, maar ook junioren mee laten kijken in hoe je een zaak aanpakt. Dat is via Teams toch vaak lastiger.’
DLA Piper gaat nog een stapje verder. Daar kwam uit een klankbordgroep in het kader van huisvesting naar voren dat er veel behoefte is aan werken op kantoor en dan het liefst op een vaste werkplek. Het uitgangspunt is daar dus dat er op kantoor gewerkt wordt. ‘Wij merken wel dat veel medewerkers de flexibiliteit die door COVID-19 is ontstaan waarderen,’ vertelt HR-hoofd Jeanine Haasnoot. ‘Het om de spits heen van en naar kantoor reizen, tussendoor sporten, de ochtend thuis starten om iets af te maken. Deze flexibiliteit wordt onderdeel van ons nieuwe normaal.’
Mentale gezondheid
Geen vaste werktijden meer en meer eigen verantwoordelijkheid voor advocaten dus. Dat betekent ook het een en ander op mentaal gebied. Veel kantoren hebben tijdens de coronapandemie extra aandacht besteed aan de mentale gezondheid van hun medewerkers. Er was bijvoorbeeld toegang tot een coach of psycholoog en er werden (extra) vitaliteitsprogramma’s opgezet. Ook in de toekomst blijft mentale gezondheid belangrijk.
Zo organiseerde Loyens & Loeff in juni een vitaliteitsweek. The-McArthur: ‘In balans zijn, op tijd rusten, gezond eten, goed slapen en bewegen: een gezonde balans van onze mensen is een topprioriteit. Wij blijven hier standaard programma’s voor aanbieden.’
NautaDutilh introduceerde recent zogeheten Personal Development Boxen. ‘Medewerkers kunnen die gebruiken om tijd vrij te maken voor zelfreflectie én een sociale activiteit te ondernemen met een collega,’ aldus Beetsma. ‘Je moet dan denken aan een korte workshop die kantoorgenoten samen met een collega op hun eigen plek en op hun eigen moment kunnen volgen. In een van de boxen zit bijvoorbeeld een schrijfworkshop waarin je onbewuste drijfveren centraal staan. De schrijfoefeningen worden begeleid via een video op YouTube, waarna je samen met je collega luncht of dineert.’
Bij La Gro Geelkerken is er nog geen beleid op mentaal vlak maar dat moet er in de toekomst wel komen. ‘Met flexibel werken wordt de grens tussen werk en privé minder groot en dat heeft aandacht nodig,’ zegt bestuursvoorzitter Caroline de Weerdt.
Kennedy Van der Laan besteedt daarnaast aandacht aan de mentale overgang van het lange tijd thuiswerken naar weer op kantoor werken. ‘Zo’n terugkeer moet je niet onderschatten en niet overhaasten,’ vindt Smael. ‘Het is goed dat we deze zomer kunnen wennen aan het weer rustig naar kantoor gaan. Dan is er niet meteen de druk dat men weer naar kantoor moet. Het is misschien een beetje een gekke vergelijking, maar de klap komt bij patiënten vaak pas na de behandeling.’
