Een agenda vol calls en online meetings: het is dagelijkse realiteit en dat blijft het ook. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat videobelprogramma’s enthousiast worden omarmd door het bedrijfsleven. Zowel cliënten als advocaten zien de voordelen zoals makkelijker plannen en minder reistijd, ervan in. Efficiency volop dus en daar schuilt meteen een valkuil. Want bij digitale gesprekken mist geregeld de persoonlijke aandacht. Terwijl juist die aandacht ervoor zorgt dat je een sterkere band met elkaar krijgt.
Onweerstaanbare uitstraling
De kwaliteit van jouw online uitstraling roept automatisch de associatie op met de kwaliteit van jouw werk. Uitstraling is nogal breed, ik licht er een paar items uit:
- Kies een rustige achtergrond of gebruik een digitaal format. Een zelfgekozen versie bij voorkeur, niet de welbekende wuivende palmbomen. Wel een foto van de stad waar je werkt of juist een afbeelding die jouw kantoor weerspiegelt.
- Voorkom hol geluid waardoor het klinkt alsof je in de badkamer staat. Een headset lost veel op. Bijkomend voordeel is dat de microfoon dicht bij je mond zit waardoor je goed verstaanbaar bent en je minder omgevingsgeluid hoort.
- Plaats de camera op ooghoogte. Te laag maakt dat je ineens een dubbele onderkin hebt die er in werkelijkheid niet is. Kijk ín de lens en niet naar het scherm waar je jouw gesprekspartner ziet. Zo lijkt het voor de ander alsof je oogcontact maakt.
- Om je stralende zelf te zijn en mimiek goed zichtbaar te hebben, is licht dat van voren op je gezicht schijnt het mooist. Met je rug naar het raam maakt je onherkenbaar en zijlicht geeft evenmin een fraaie aanblik. Gebruik een ringlight – met kleurtemperatuurinstelling – bij onvoldoende daglicht.
Tot slot: ga staan bij videobelgesprekken. Hierdoor voel je je energieker en dat maakt het gesprek een stuk dynamischer.
Voorkom passiviteit
Of je nu met één persoon of met een groepje spreekt: niks zo saai als enkel een pratend hoofd op het scherm. Het wordt al interessanter als er – gericht én relevant voor het type gesprek – iets op het scherm gebeurt. De videobelprogramma’s zijn je vriend, ze bieden legio mogelijkheden om iedereen scherp te houden. Enkele suggesties:
- Polls zorgen voor een onverwacht effect in een-op-eengesprekken.
- Whiteboards roepen op tot actie. Laat de cliënt iets schrijven.
- Annotaties zorgen voor interactie bij presentatie, omdat de cliënt direct kan aangeven wat hem of haar aanspreekt.
Geef je een presentatie? Maak slides vooral visueel en blijf zelf in beeld. Veel videobelprogramma’s hebben daarvoor de optie om scherm-in-scherm te plaatsen.
Zorg dat je de techniek goed beheerst, want je wilt ook in dat opzicht graag professioneel zijn, toch? Kies per gesprek welke vorm het meest geschikt is. Stop er niet te veel toeters en bellen in.
Contact vooraf
Kennismakingsgesprekken vinden steeds vaker online plaats. Op die manier tasten beide partijen eerst af of een samenwerking in het verschiet ligt. Als je bedenkt dat iemand gemiddeld zeven contactmomenten met jou nodig heeft voor hij of zij besluit zaken met je te doen, dan liggen hier mooie kansen. Wat altijd goed werkt: stuur enkele dagen voor de digitale ontmoeting een mail. Bijvoorbeeld: ‘Overmorgen spreken we elkaar, ik kijk er naar uit! Je vertelde dat je vooral benieuwd bent naar… dus ik ben zo vrij om alvast wat meer info te sturen. In dit blog dat ik recent schreef lees je…’ Spreek je een bestaande klant? Ook dan werkt vooraf iets laten horen goed. Mail een beknopte samenvatting met bespreekpunten en vraag wat de klant verder verwacht.
Het zijn de kleine-dingen-die-het-doen om digitale gesprekken professioneel en aantrekkelijker te maken. Zo laat je zien dat je ook online persoonlijke aandacht belangrijk vindt.