Van altijd op kantoor via honderd procent thuiswerken naar een hybride vorm. Het is snel schakelen voor zowel kantoren als medewerkers. Nu de coronamaatregelen zijn losgelaten, is het tijd de balans op te maken en te komen tot een moderne manier van werken. Flexibiliteit is daarbij het sleutelwoord. Want ook al nam de behoefte aan echt contact met collega’s tijdens de coronajaren toe, advocaten zien nu ook de voordelen van thuiswerken in. Uit onderzoek van verschillende advocatenkantoren blijkt dat het merendeel van de advocaten het liefst gedeeltelijk thuiswerkt. Dat is dan ook een belangrijk onderdeel van het post-coronabeleid.  

Loyens & Loeff, DLA Piper en NautaDutilh zijn per 1 april gestart met een proefperiode. ‘Uit onze Engagement Survey 2021 bleek dat de meerderheid van onze collega’s graag de mogelijkheid zou hebben om blijvend gedeeltelijk thuis te werken,’ zegt Loyens & Loeff Group HR Director Sylvia The-McArthur. ‘Wij hebben daarop beleid ontwikkeld waarbij is gezocht naar een balans tussen enerzijds “training en sociaal contact” op kantoor en anderzijds een goede “werk-privébalans en minder milieubelastende reisbewegingen”. In beginsel werkt iedereen vanaf 1 april voor een periode van zes maanden twee dagen per week vanuit huis, en dus drie dagen op kantoor (bij fulltimedienstverband en als de functie thuis kan worden uitgevoerd). Voor junior associates geldt het advies om vier dagen op kantoor en een dag thuis te werken in verband met hun ontwikkeling en opleiding.’  

DLA Piper verwacht van medewerkers dat ze zestig procent van hun werktijd fysiek op kantoor aanwezig zijn. ‘Dit is een richtlijn en wordt niet gehandhaafd. Het kan bijvoorbeeld ook betekenen dat een medewerker de ene week fulltime komt en de andere week een dag,’ zegt Head of HR Jeanine Haasnoot. Het naar kantoor komen, moet volgens haar iets toevoegen en opwegen tegen de reistijd en het mogelijke verlies aan concentratie en efficiëntie. ‘Wel hebben wij oog voor het feit dat verschillende medewerkers zich thuis beter lijken te kunnen focussen en het soms beter uitkomt om thuis te werken. Deze flexibiliteit wordt gewaardeerd. Om uit te zoeken waar de daadwerkelijke behoefte ligt, maken wij gebruik van een trial. Het idee hierachter is om iedereen eerst terug naar kantoor te krijgen, dan uit te zoeken waar de behoefte werkelijk ligt en op basis daarvan een toekomstbestendig beleid vast te leggen. Na zes maanden wordt er geëvalueerd en volgt verdere actie.’  

Petra Zijp, managing partner bij NautaDutilh, stelt ook er bewust voor te hebben gekozen het beleid eerst een paar maanden te testen. ‘Het is voor iedereen een nieuwe situatie en we willen onze teams ook laten wennen aan het hybride samenwerken en opleiden. In juni maken we de balans op, en formuleren we ons beleid voor het nieuwe werken, mede aan de hand van feedback van medewerkers en de ervaringen tijdens de trial period.’  

Kennedy Van der Laan heeft voor de richtlijn gekozen dat medewerkers minstens de helft van hun werktijd op kantoor zijn. Het is aan de secties en teams om in onderling overleg afspraken te maken. HR-Director Désirée Smael: ‘Ons beleid gaat uit van ontmoeting en flexibiliteit. Onze overtuiging is dat het DNA van het kantoor alleen kan voortbestaan als we elkaar écht ontmoeten: niet af en toe, niet voortdurend, maar wel heel regelmatig.’  

Onderzoek onder medewerkers van CMS heeft uitgewezen dat 86 procent deels wil blijven thuiswerken. Mede daarom heeft het kantoor ervoor gekozen om vanaf september volledig te gaan werken vanuit het kantoor in Amsterdam. Het kantoor in Utrecht wordt afgestoten. Na de integratie van Amsterdam en Utrecht werken alle medewerkers drie dagen per week op kantoor en twee dagen thuis (op fulltimebasis). ‘Deze 60/40-procent-leefregel geldt dus voor iedereen,’ zegt HRM-manager Erwin Saelens.  

Online versus offline

Gaat zo’n overgang naar hybride werken helemaal vlekkeloos? ‘Nee,’ zegt Saelens. ‘Het zal echt wel wennen zijn, ook omdat de werkplekken gedeeld worden. Het vraagt om gedragsverandering en dat gaat niet vanzelf. Je moet goede afspraken maken met elkaar.’  

Om van het hybride werken een succes te maken, bieden verschillende kantoren trainingen aan. Bij CMS worden voor alle praktijkgroepen en stafafdelingen teamsessies georganiseerd, waarbij onder begeleiding van twee externe trainers van Lifeguard gesproken wordt over de gevolgen van het hybride werken. Dit moet bijdragen aan een betere samenwerking en vitale teams. Het trainen van managers die om moeten gaan met werknemers die hybride werken, is hier onderdeel van. Loyens & Loeff organiseert webinars en korte trainingen met tips en voorbeelden hoe je bepaalde zaken kunt aanpakken en waar je als manager of leidinggevende aandacht aan moet of kunt besteden.  

Een vraag die daarbij aan bod komt, is hoe om te gaan met fysieke en online vergaderingen. Duidelijk is dat videocalls en online bijeenkomsten ook in de toekomst een belangrijke plek innemen. ‘Het zijn vaste onderdelen van onze werkdag geworden,’ zegt Zijp van NautaDutilh. ‘Cliënten geven ook aan dat zij webinars een prettige manier vinden om up-to-date te blijven. Dat blijven we dus zeker doen. Het scheelt niet alleen reistijd, het is ook duurzamer dan allemaal in de auto stappen om ergens samen te komen.’  

Loyens & Loeff kiest ervoor om alle interne vergaderingen in beginsel online te organiseren, zodat iedereen aanwezig kan zijn. Ook bij Kennedy Van der Laan blijven online check-in calls of korte besprekingen een vast onderdeel. ‘Zo kijken we naar hybride vormen om ons opleidingsprogramma te faciliteren en we blijven webinars voor onze cliënten organiseren,’ aldus Smael.  

Feesten

Terug van weggeweest zijn de vrijdagmiddagborrels en bedrijfsfeesten. Zo vond bij NautaDutilh eind april het kantoorcabaret weer plaats. ‘Het is mooi dat we de cabarettraditie weer konden oppakken na een pauze van bijna drie jaar,’ zegt Zijp. ‘We hebben de nodige online sociale activiteiten gehad de afgelopen twee jaar, maar zoals een van onze partners zei: ik heb nog nooit iemand op een scherm aardiger gevonden dan in het echt.’  

Bij Loyens & Loeff vonden in april verschillende feesten plaats om te vieren dat de overheidsmaatregelen het weer toestaan om op kantoor te werken. Kennedy Van der Laan hield weer het traditionele voorjaarsfeest met alumni. Daarnaast kon de skitrip in maart eindelijk weer doorgaan. CMS pakte in april naar eigen zeggen groots uit met een ‘Back to The Future’ feest.  

crona

Deel van Dossier

Coronacrisis

De uitbraak van het coronavirus heeft ingrijpende gevolgen, ook voor de advocatuur. Volg hier de belangrijkste ontwikkelingen.

Coronacrisis
F3I2124-kleiner

Francisca Mebius

Redacteur

Profile page
Advertentie