Eerdere klachten, ongeordende stapels van incomplete dossiers, het niet opvolgen van aanbevelingen over zaken als kantoornaam, waarneming en geheimhoudingsovereenkomsten, duiken voor een afspraak op het bureau – de deken had het gehad met mr. X en diende een bezwaar in.
Mr. X stelde bij de raad dat haar digitale dossiers wél compleet waren en dat ze aanbevelingen wel degelijk opvolgde. De raad van discipline gelastte een vooronderzoek – een in 2015 ingevoerde figuur die maar zelden wordt ingezet (het heeft ook meer iets van een na-onderzoek). De vooronderzoeker, een andere deken, moest een kantoorbezoek doen met specifiek benoemde aandachtspunten en een steekproef van minimaal tien dossiers.
De vooronderzoeker constateerde de nodige tekortkomingen in de kantoororganisatie: er was geen zakensysteem en geen archieflijst; uit twee onderzochte dossiers bleek dat de papieren en digitale mappen niet compleet waren; archivering geschiedde deels via een map in Postvak IN, zonder (eind)data. De vooronderzoeker vroeg zich af of mr. X nog wel bereid en in staat was om alle aanbevelingen op te volgen.
De raad van discipline nam van de vooronderzoeker aan dat ze meer dan twee dossiers had bekeken en vond de bevindingen helder en consistent. Mr. X had ze alleen in algemeenheden weersproken en haar kritiek niet onderbouwd. De gebrekkige kantoororganisatie, opgeteld bij de andere bezwaren, het verleden en een laconieke houding, leidden tot schrapping.
Mr. X ging in hoger beroep. Volgens haar was haar recht op een eerlijke procedure geschonden en dat werd met precisie onderbouwd.
Het Hof geeft haar op een flink aantal punten gelijk. Zo had de raad de vooronderzoeker bevoegdheden moeten geven (art. 46m lid 2 Advocatenwet) omdat zij voor mr. X niet de bevoegde deken was. De vooronderzoeker had conform de opdracht tien dossiers moeten onderzoeken en met bewijsstukken moeten komen, zodat mr. X zich kon verdedigen. Niettemin werden slechts twee dossiers onderzocht. Ook had de vooronderzoeker in het verslag geen conclusies mogen trekken – dat was aan de raad.
De eigen deken van mr. X had al het boetekleed aangetrokken over de wat rauwelijkse start van de procedure.
Maar dat er geen sprake was van een eerlijk proces onderschrijft het Hof ondanks de gebreken niet. Hoewel het hof de onderzoeksbevindingen niet (geheel) overneemt, oordeelt het wel dat een overzichtelijke voor een waarnemer toegankelijke dossieradministratie ontbrak. Dat mr. X op zitting verklaarde dat haar digitale dossiers in submapjes van Outlook zaten en dat het prima werkte, deed daaraan niet af. Ze leek niet vatbaar voor verbetering. Ook de waarneming en andere punten waren nog steeds niet op orde.
De schrapping wordt een schorsing van 26 weken.
