Na een eerste gesprek van 45 minuten tot een uur neemt deze documentatiefase nog heel wat extra werktijd in beslag.
Maar dan rijst de vraag: als het hele gesprek al heeft plaatsgevonden, waarom zou u het dan nog handmatig moeten reconstrueren? Vandaag maakt artificiële intelligentie het mogelijk om deze documentatiefase anders aan te pakken.
Een uur consultatie. En daarna?
Tijdens een eerste afspraak moet de advocaat er in de eerste plaats voor zijn cliënt zijn: luisteren, de juiste vragen stellen, de feiten begrijpen, de aandachtspunten identificeren en advies geven. Zodra de cliënt vertrokken is, begint een andere taak: documenteren wat er net is gezegd.
Met Philips SpeechLive Legal AI Assistant kan het uitgangspunt veel eenvoudiger zijn: het gesprek zelf.
Wat verandert er concreet?
Het proces is bewust eenvoudig gehouden.
- De consultatie opnemen
De advocaat neemt het gesprek op of importeert een bestaand audiobestand in SpeechLive Legal. Tijdens de consultatie kan de advocaat zich zo volledig concentreren op het gesprek en de vragen van de cliënt, in plaats van voortdurend gedetailleerde notities te maken.
- Een gestructureerd document genereren
Na de afspraak wordt de opname verwerkt door de AI-assistent. Die identificeert de relevante informatie en ordent deze in het gewenste document: context, belangrijkste feiten, besproken vragen, te controleren elementen, volgende stappen…
Ook aanvullende documenten tot 5 stuks kunnen worden toegevoegd: contracten, PDF’s, e-mails, interne notities, foto’s of dossierstukken. Zo beschikt de AI over meer context om een relevante eerste versie voor te bereiden.
- Nalezen en valideren
De advocaat beschikt vervolgens over een eerste gestructureerde versie, die hij kan nalezen, corrigeren of aanvullen.
Veel meer dan alleen een verslag van een consultatie
Tijdwinst na een gesprek is vaak het eerste voordeel dat wordt opgemerkt.
Voorbeeld van tijdwinst:
Na een consultatie van 60 minuten kan het handmatig opstellen van een verslag ongeveer 25 minuten extra kosten. Met SpeechLive Legal is een eerste versie enkele minuten na de afspraak beschikbaar en hoeft de advocaat deze alleen nog na te lezen en te valideren.
Maar dat is niet het enige voordeel. SpeechLive Legal kan de advocaat ondersteunen bij verschillende dagelijkse taken, zoals:
- dossiernota’s voorbereiden;
- verslagen van vergaderingen genereren;
- samenvattingen van complexe dossiers maken;
- conceptbrieven voor cliënten opstellen;
- interne gesprekken samenvatten;
- telefoongesprekken documenteren.
De winst draait bovendien niet alleen om snelheid. Doordat de samenvatting rechtstreeks op basis van het gesprek wordt gegenereerd, verkleint het risico dat besproken elementen worden vergeten.
Elk kantoor behoudt zijn eigen manier van werken
Geen enkel kantoor stelt dossiers op exact dezelfde manier samen. Sommige teams geven de voorkeur aan gedetailleerde consultatienota’s. Andere kiezen voor beknoptere samenvattingen of specifieke modellen voor bepaalde rechtsgebieden.
SpeechLive Legal maakt het daarom mogelijk om met bestaande modellen te werken of eigen modellen te creëren die zijn afgestemd op de werkwijze van het kantoor. Het gegenereerde document volgt zo vanaf het begin de gewenste structuur.
Eenvoudig in gebruik, zonder extra complexiteit
SpeechLive Legal sluit aan bij bestaande werkgewoonten. De AI zet gesproken inhoud automatisch om in gestructureerde documenten, zonder ingewikkeld leerproces of grote veranderingen in de manier van werken.
AI bereidt voor. De advocaat beslist.
Dat is waarschijnlijk het belangrijkste punt.
SpeechLive Legal vervangt noch de juridische analyse, noch het professionele oordeel. Het zet een gesprek niet automatisch om in een definitief document dat meteen naar de cliënt kan worden verstuurd. Het maakt een eerste versie.
De controle van de feiten, de juridische analyse, de nodige aanpassingen en de uiteindelijke goedkeuring blijven volledig in handen van de advocaat.
De tool automatiseert de documentatie. De expertise blijft menselijk.
Gevoelige gegevens verwerkt in een beveiligde omgeving
Omdat juridische consultaties vaak vertrouwelijke informatie bevatten, vereisen ze een hoog beveiligingsniveau.
SpeechLive Legal maakt gebruik van Microsoft Azure en biedt onder meer gegevensversleuteling, rolgebaseerde toegangscontrole en opslag van gegevens in de aangewezen geografische regio.
Het doel is om juridische professionals te laten profiteren van de voordelen van AI zonder afbreuk te doen aan hun vereisten op het vlak van vertrouwelijkheid.
De echte vraag: wat als u nooit meer een consultatie opnieuw zou hoeven dicteren?
De vraag is niet langer alleen: “Hoe kan ik sneller transcriberen wat ik dicteer?” Ze wordt: “Waarom zou ik nog opnieuw dicteren wat tijdens de consultatie net is gezegd?”
Daar biedt Philips SpeechLive Legal AI Assistant een nieuwe aanpak: minder stappen tussen gesprek en document, zodat advocaten meer tijd overhouden voor wat echt waarde creëert: analyseren, adviseren, pleiten en cliënten begeleiden.
