Het handmatig beheren en administreren van toevoegingszaken (gefinancierde rechtsbijstand) is voor veel advocatenkantoren een tijdrovende en foutgevoelige klus. Er moeten verschillende geldstromen worden bijgehouden, budgetten mogen niet worden overschreden en de uiteindelijke declaratie bij de Raad voor Rechtsbijstand vereist specifieke specificaties. Binnen de praktijkmanagementsoftware NEXTmatters is dit volledige proces gestroomlijnd en grotendeels geautomatiseerd, waardoor advocaten aanzienlijk efficiënter kunnen werken.
De werking en de belangrijkste voordelen van deze functionaliteit vallen uiteen in drie cruciale stappen:
Slimme automatische splitsing van kosten
Zodra een dossier in NEXTmatters wordt aangemerkt als een toevoegingszaak, deelt het systeem de administratieve stromen direct correct op. De Raad voor Rechtsbijstand wordt automatisch gekoppeld als hoofddebiteur voor het toegekende honorarium. Tegelijkertijd zorgt de software ervoor dat de eigen bijdrage, eventuele verschotten (zoals griffierechten) en kantoorkosten netjes apart worden gezet. Deze worden vervolgens automatisch op de juiste nota naar de cliënt zelf gestuurd. Dit voorkomt handmatig uitzoekwerk achteraf.
Proactieve budgetbewaking tijdens het tijdschrijven
Een van de grootste risico’s bij toevoegingszaken is het overschrijden van de toegekende punten (het urenbudget) zonder dat men het doorheeft. NEXTmatters lost dit op door tijdens het registreren van de uren continu mee te kijken. Bereikt een advocaat de grens van het budget, of dreigt hij eroverheen te gaan? Dan toont het systeem direct een duidelijke waarschuwing. Hierdoor behoudt het kantoor te allen tijde de grip op de rendabiliteit van het dossier en komt men niet voor verrassingen te staan.
Foutloos en snel declareren via XML
Wanneer een zaak is afgerond, helpt de software bij de definitieve afwikkeling. NEXTmatters genereert moeiteloos het benodigde XML-bestand dat direct kan worden geüpload bij de Raad voor Rechtsbijstand. Zodra de Raad de toevoeging definitief vaststelt en uitbetaalt, verwerkt de software de urenregels automatisch. Het systeem herrekent de geschreven tijd naar het daadwerkelijk toegekende bedrag, waardoor de financiële administratie en de openstaande posten in de boekhouding meteen weer perfect kloppen.
Kortom, door deze automatisering minimaliseert NEXTmatters de administratieve druk rondom gefinancierde rechtsbijstand, zodat de focus weer volledig op de juridische inhoud kan liggen.
Meer weten?
Wilt u de efficiëntie van uw kantoor verhogen en toevoegingszaken voortaan ook moeiteloos beheren? Kijk voor meer informatie over de software en alle mogelijkheden op nextlegal.nl.
